Етап “Диагностика”

Діагностика – один із найважливіших і найбільш відповідальних етапів впровадження нашої системи у вашому закладі.

Етап діагностичних робіт в ході впровадження медичної інформаційної системи “ЕМСІМЕД” на об’єкті автоматизації (лікувально-профілактичному закладі) замовника є одним із ключових процесів в нашій роботі з клієнтами. Від повноти і правильності його проведення залежить кінцева сукупна вартість володіння системою, терміни впровадження, повнота і комфорт в повсякденному використанні системи.

Головною метою цього етапу є оптимізація сукупної вартості володіння МІС з урахуванням доступних ресурсів замовника та задач, які мають бути вирішені в медустанові за допомогою МІС “ЕМСІМЕД”. Діагностика зазвичай проводиться в період спільних консультацій в процесі підготовки технічної та договірної документації по проекту автоматизації.

Результат етапу діагностики – повний перелік товарів, послуг і ліцензій на ПЗ, які необхідно придбати для успішного і надійного функціонування медичної інформаційної системи “ЕМСІМЕД” . Більшість з перерахованих витрат замовник отримає вже в точному грошовому еквіваленті.

Що ж таке сукупна вартість володіння інформаційною системою? Всупереч існуючій думці, це не просто вартість (ціна), яку покупець платить за товар в момент покупки. Це загальна величина цільових витрат, які має нести власник із моменту вступу в стан володіння до моменту виходу зі стану володіння і виконання власником повного обсягу зобов’язань, пов’язаних із володінням.

Структура сукупної вартості володіння будь-якої інформаційної системи виглядає наступним чином:

1. Витрати на технічне забезпечення

Витрати на створення комп’ютерного парку

Товари

• Сервери.
• ПК співробітників.
• Джерела безперебійного живлення.
• Резервні системи зберігання даних.
• Устаткування для серверної кімнати: шафи, охолодження та ін.
• Периферійне комп’ютерне обладнання.

Роялті

• Серверна операційна система і клієнтські ліцензії до серверів.
• Сервер управління базами даних і додатками з клієнтськими ліцензіями на підключення.
• Операційна система для ПК співробітників.

Послуги (роботи)

• Доставка техніки на об’єкт.
• Складання технічних специфікацій, пошук постачальників, процедури купівлі.
• Установка, налаштування, запуск комп’ютерів і обладнання.
• Установка системного програмного забезпечення.

Витрати на інфраструктуру обчислювальних мереж

Товари

• Активне мережеве обладнання: комутатори, маршрутизатори, точки доступу Wi-Fi, мережеві карти тощо.
• Пасивне мережеве обладнання: шафи, комутаційні вузли, кабелю, роз’єми та ін.

Роялті

• Програмне забезпечення для захисту і моніторингу мережевої інфраструктури.

Послуги

• Проектування локальної й розподіленої кабельної структури.
• Розрахунок навантаження і складання специфікацій на активне обладнання.
• Доставка обладнання на об’єкт.
• Монтажні роботи щодо встановлення структурованої кабельної системи (СКС).
• Роботи по налаштуванню активного мережного обладнання, мережевих протоколів, маршрутизації, прав доступу, мережевих з’єднань.
• Послуги інтернет-провайдерів на організацію регулярного доступу в інтернет

Витрати на додаткове обладнання

Товари

• Касові апарати.
• Сканери та принтери штрих-кодів.
• Термінали для роботи з картами (банківські, знижкові).

Послуги

• Роботи по складанню специфікацій і підбору обладнання.
• Послуги з налаштування та підключення додаткового обладнання.

2. Витрати на інформаційну систему

Товари

• Ключі захисту.
• Носії інформації.

Роялті

• Ліцензії на підключення робочих місць.
• Ліцензії на підключення обладнання.

3. Витрати на впровадження інформаційної системи

Послуги

• Діагностика об’єкта автоматизації.
• Складання технічних завдань та вимог до ІС.
• Складання електронних форм документації, звітності, статистики.
• Розрахунок обсягу, тривалості і вартості робіт; складання та узгодження послідовності, етапів та план-графіків робіт.
• Встановлення та налаштування серверної і клієнтських частин ІС.
• Внесення в ІС первинної інформації, мінімально необхідної для тестування системи та навчання персоналу.
• Навчання персоналу роботі в ІС.
• Підключення до ІС специфічного обладнання (діагностичне та лабораторне).
• Інтеграція ІС з програмним забезпеченням третіх сторін.
• Модернізації стандартної версії ІС під унікальні потреби і завдання замовника.
• Супровід в період дослідної експлуатації.
• Внесення повної інформації про об’єкт автоматизації та процеси в ІС.
• Ведення проектної, технічної, договірної, контрольної документації.
• Тестові випробування і усунення недоліків.

4. Витрати на експлуатацію та супровід інформаційної системи

Послуги

• Інформаційно-технічний супровід.
• Оновлення ІС до нових версій.
• Створення нових електронних форм і звітів.
• Навчання нових співробітників.
• Підключення нового обладнання.
• Розширення функціональності й можливостей ІС шляхом індивідуальної модернізації.
• Розширення і/або ремонт технічного забезпечення або мережевої інфраструктури.

Крім трьох явно зазначених груп витрат (товари, роялті або плата за право використання авторських прав на ПЗ та послуги) є ще дві неявні, непрямі групи витрат: час і нерви співробітників замовника. Нераціональне використання робочого часу персоналу призведе до меншої результативності, а «нервовий стан» – до зменшення ефективності та продуктивності праці, що також негативно відіб’ється на відносинах з клієнтами (пацієнтами) замовника. На жаль, точно обчислити грошовий еквівалент непрямих витрат не видається можливим, але можна оптимізувати процес впровадження і мінімізувати непрямі витрати.

Яким же чином ми оптимізуємо сукупну вартість володіння в ході діагностичного етапу впровадження?

В основі етапу діагностики, який проводиться нашими фахівцями, – системний підхід, відпрацьовані методики, великий досвід роботи, орієнтація на кінцевий результат і вимоги замовника, облік доступних ресурсів замовника, увага до деталей і спільні консультації із замовником.

Першим і основним кроком у процесі діагностики лікувально-профілактичного закладу як об’єкта автоматизації є визначення кількості автоматизованих робочих місць, на яких працюватиме медична інформаційна система «ЕМСІМЕД». Під робочим місцем ми розуміємо персональний комп’ютер (ноутбук, десктоп, термінал), який підключений до локально-обчислювальної мережі. Також робочим місцем вважається діагностичне або лабораторне обладнання, яке може підключатися безпосередньо до ЛВС установи. У ході передпродажних консультацій і демонстрацій замовники зазвичай отримують досить точне уявлення про те, скільки робочих місць потрібно організувати, для яких співробітників, в яких відділах і для яких завдань. У ході діагностики та консультацій відбувається остаточне уточнення кількості робочих місць відповідно до наявного штатного розкладу, функціональних обов’язків співробітників, вимог до результату і процесу роботи персоналу та всієї установи в цілому, а також з урахуванням п’ятирічної перспективи розвитку організації.

Цей етап супроводжується діагностикою організаційної структури медичної установи та штатного розкладу, завдяки чому ми пропонуємо нашим замовникам відразу визначити кількість робочих місць з урахуванням автоматизації всієї організації, всіх підрозділів і всіх співробітників, які можуть використовувати медичну інформаційну систему у своїй повсякденній діяльності. При цьому ми переслідуємо такі цілі:

• Визначення загального бюджету автоматизації лікувально-профілактичного закладу.
• Поділ повної автоматизації на етапи у разі, якщо не вистачає фінансових ресурсів або якщо передбачено поетапне фінансування.
• Обчислення необхідної потужності обладнання для зменшення витрат на подальшу його модернізацію.
• Оптимізація витрат на технічні роботи. Наприклад, побудувати структуровану кабельну систему для ЛВС на 100 робочих місць відразу буде коштувати набагато дешевше, аніж будувати її частинами.
• Максимальне використання знижок на постачання товарів, послуг та оплату роялті за рахунок обсягів закупівлі, навіть з урахуванням розподілених у часі поставок.

Оскільки медична інформаційна система “ЕМСІМЕД” представляє собою конструктор основних модулів і функціональних компонент, на другому етапі діагностики зазвичай відбувається уточнення вимог до комплектації МІС вже за відомими функціональними обов’язками співробітників, діяльність яких підлягає автоматизації. На цьому етапі ми оптимізуємо вартість ліцензій для наших замовників з урахуванням реальних потреб, процесів і завдань.

На третьому етапі діагностики ми з’ясовуємо особливості документообігу організації, складаємо вимоги до формування звітних та статистичних даних. Цей етап особливо важливий для великих медичних установ, які використовують додаткові форми документів і звітів, не стандартизованих МОЗ України. Створення документообігу, особливо за наявності нестандартних форм і звітів, є одним з найскладніших, найтриваліших і найдорожчих етапів впровадження будь-якої інформаційної системи. У ході цього етапу діагностики наші фахівці проводять спільні консультації з замовником, результатом яких є оптимізований перелік необхідних документальних форм, що підлягають виготовленню в МІС.

Наступний етап діагностики спрямований на вивчення медичного та лабораторного обладнання, яке необхідно підключити до медичної інформаційної системи. Наші фахівці проводять попередню технічну експертизу, щоб з’ясувати, чи можна дане устаткування підключити до системи з автоматичним режимом роботи, чи готове обладнання до такого підключення, які будуть витрати на підключення обладнання. У ході цього етапу ми оптимізуємо для наших замовників вартість ліцензування обладнання та вартість робіт з його підключення. На відміну від інших постачальників, ми оцінюємо вартість таких робіт з реальними тимчасовими витратами і складністю і не використовуємо завищену фіксовану ставку, яка зазвичай значно вища за реальну вартість робіт. На практиці, з урахуванням безлічі технічних нюансів і відсутності стандартів, остаточна можливість підключення обладнання з’ясовується тільки в процесі його підключення, тому у разі неможливості підключення ми повертаємо клієнту гроші за ліцензії та частково за роботи. Точність попередньої діагностики обладнання на предмет підключення до МІС становить приблизно 85-95%, а у разі обладнання з протоколом DICOM3 – практично 100%. Крім визначення вартості робіт метою попередньої діагностики також є складання переліку робіт, які потрібно провести з обладнанням перед підключенням до МІС. Зазвичай ці роботи виконують фахівці виробника устаткування і на це витрачається певний час.

П’ятий етап діагностики проводиться за необхідності, а також за наявності у замовника комп’ютерного парку і мережевої інфраструктури. У ході цих робіт проводиться інвентаризація комп’ютерного та мережевого обладнання та СКС, що вивчається на предмет відповідності мінімальним технічним вимогам для стабільного і комфортного функціонування медичної інформаційної системи. В обов’язковому порядку проводиться перевірка існуючої техніки і можливості підключення до ЛВС на запланованих до автоматизації робочих місцях персоналу. Метою цього етапу є оптимізація витрат на модернізацію і розширення комп’ютерного парку і мережевої інфраструктури замовника.

Під час діагностики та консультацій ми проводимо також організаційні заходи, які передують процесу впровадження медичної інформаційної системи. До числа організаційних заходів належать:

• Створення робочої групи з боку замовника. У робочу групу включаються адміністративні співробітники, ключові користувачі інформаційної системи (зазвичай завідувачі відділень та відділів), тестова група.
• Створення спільної приймальної комісії;
• Розподіл завдань, повноважень, зон відповідальності для співробітників робочих груп замовника і виконавця;
• Визначення процедур попередження і виходу із ситуацій, які можуть уповільнити або зупинити процес впровадження;
• Узгодження організаційного документообігу в ході реалізації проекту автоматизації ЛПЗ.
• Планування та розподіл підготовчих та експлуатаційних робіт серед учасників проекту впровадження.

Основною метою організаційних заходів є зменшення непрямих витрат (робочий час і нерви персоналу і адміністрації замовника). Вкрай важливо виділити з боку клієнта адміністративного співробітника (менеджера проекту впровадження), який би мав час і повноваження здійснювати оперативне керівництво процесами впровадження.

Хто і як проводить діагностику лікувально-профілактичного закладу як об’єкта автоматизації?

Цей етап проводиться спільно із замовником. Ми надаємо методики, рекомендації, зведені таблиці, анкети, консультації – все, що вам буде необхідно в процесі збору інформації. Ми підкажемо, якому співробітникові за посадовими обов’язками буде простіше вирішити ту чи іншу задачу; роз’яснимо, чому і для чого потрібно виконати ту чи іншу роботу; надамо алгоритм роботи. Порекомендуємо спосіб організації процесу діагностики в установі з урахуванням її особливостей та зайнятості персоналу. У разі необхідності та за бажанням замовника ми залучаємо до робіт перевірені компанії, які спеціалізуються в конкретній галузі (постачальники, проектні організації, системні інтегратори і т. д.)

Більш конкретно про методики, вимоги і результатах процесу діагностики ви дізнаєтеся зі статей, присвячених конкретним етапам впровадження.