Этап «Диагностика»

Диагностика – один из самых важных и ответственных этапов внедрения нашей системы в вашем учреждении.

Этап диагностических работ в ходе внедрения медицинской информационной системы ЭМСИМЕД на объекте автоматизации (лечебно-профилактическом учреждении) Заказчика является, пожалуй, самым важным и ответственным этапом во всем процессе внедрения. От полноты и правильности его проведения зависит конечная совокупная стоимость владения системой, сроки внедрения, полнота и комфорт в повседневном использовании системы.

Главной цель этого этапа является оптимизация совокупной стоимости владения МИС с учетом доступных ресурсов Заказчика и задач, которые должны быть решены в медучреждении с помощью МИС «ЭМСИМЕД». Диагностика обычно проводится в период совместных консультаций в процессе подготовки технической и договорной документации по проекту автоматизации.

Результат этапа диагностики – полный перечень товаров, услуг и лицензий на ПО которые необходимо приобрести для успешного и надежного функционирования медицинской информационной системы «ЭМСИМЕД». Большинство из перечисленных затрат Заказчик получит уже в точном денежном эквиваленте.

Что же такое совокупная стоимость владения информационной системой? Вопреки бытующему мнению, это не просто стоимость (цена), которую Покупатель платит за товар в момент покупки. Вот какое определение дает Википедия:

Совокупная стоимость владения (англ. Total Cost of Ownership, TCO) — это общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала реализации вступления в состояние владения до момента выхода из состояния владения и исполнения владельцем полного объема обязательств, связанных с владением.

Структура совокупной стоимости владения любой информационной системы выглядит следующим образом:

1. Затраты на техническое обеспечение

Затраты на создание компьютерного парка

Товары

• Серверы
• ПК сотрудников
• Источники бесперебойного питания
• Резервные системы хранения данных
• Оборудование для серверной комнаты: шкафы, охлаждение и пр.
• Периферийное компьютерное оборудование

Роялти

• Серверная операционная система и клиентские лицензии к серверам
• Сервер управления базами данных и приложениями с клиентскими лицензиями на подключение
• Операционная система для ПК сотрудников

Услуги (работы)

• Доставка техники на объект
• Составление технических спецификаций, поиск поставщиков, процедуры покупки
• Установка, настройка, запуск компьютеров и оборудования
• Установка системного программного обеспечения

Затраты на инфраструктуру вычислительных сетей

Товары

• Активное сетевое оборудование: коммутаторы, маршрутизаторы, точки доступа WiFi, сетевые карты и пр.
• Пассивное сетевое оборудование: шкафы, коммутационные узлы, кабеля, разъемы и пр.

Роялти

• Программное обеспечение для защиты и мониторинга сетевой инфраструктуры

Услуги

• Проектирование локальной и распределенной кабельной структуры
• Расчет нагрузки и составление спецификаций на активное оборудование
• Доставка оборудования на объект
• Монтажные работы по установке структурированной кабельной системы (СКС)
• Работы по настройке активного сетевого оборудования, сетевых протоколов, маршрутизации, прав доступа, сетевых соединений
• Услуги Интернет-провайдеров на организацию регулярного доступа в интернет

Затраты на дополнительное оборудование

Товары

• Кассовые аппараты
• Сканеры и принтеры штрих-кодов
• Терминалы для работы с картами (банковские, скидочные)

Услуги

• Работы по составлению спецификаций и подбору оборудования
• Услуги по настройке и подключению доп. оборудования

2. Затраты на информационную систему

Товары

• Ключи защиты
• Носители информации

Роялти

• Лицензии на подключение рабочих мест
• Лицензии на подключение оборудования

3. Затраты на внедрение информационной системы

Услуги

• Диагностика объекта автоматизации
• Составление технических заданий и требований к ИС
• Составление электронных форм документации, отчетности, статистики
• Расчет объема, длительности и стоимости работ; составление и согласование последовательности, этапов и план-графиков работ.
• Установка и настройка серверной и клиентских частей ИС
• Внесение в ИС первичной информации, минимально необходимой для тестирования системы и обучения персонала
• Обучение персонала работе в ИС
• Подключение к ИС специфического оборудования (диагностическое и лабораторное)
• Интеграция ИС с программным обеспечением третьих сторон
• Модернизации стандартной версии ИС под уникальные потребности и задачи заказчика
• Сопровождение в период опытной эксплуатации
• Внесение полной информации об объекте автоматизации и процессах в ИС
• Ведение проектной, технической, договорной, контрольной документации
• Тестовые испытания и устранение недочетов

4. Затраты на эксплуатацию и сопровождение информационной системы

Услуги

• Информационно-техническое сопровождение
• Обновление ИС до новых версий
• Создание новых электронных форм и отчетов
• Обучение новых сотрудников
• Подключение нового оборудования
• Расширение функциональности и возможностей ИС путем индивидуальной модернизации
• Расширение и/или ремонт технического обеспечения или сетевой инфраструктуры

Кроме трех явно указанных групп затрат (товары, роялти или плата за право использования авторских прав на ПО, услуги) есть еще две неявные, косвенные группы затрат: время и нервы сотрудников Заказчика. Нерациональное использование рабочего времени персонала приведет к меньшей результативности, а «нервное состояние» — к уменьшению эффективности и производительности труда, что также негативно отразится на отношениях с клиентами (пациентами) Заказчика. К сожалению, точно вычислить денежный эквивалент косвенных затрат не представляется возможным, но можно оптимизировать процесс внедрения и минимизировать косвенные затраты.

Каким же образом мы оптимизируем совокупную стоимость владения в ходе диагностического этапа внедрения?

В основе этапа диагностики, который проводится специалистами компании АЛТ Украина, лежат системный подход, отработанные методики, большой опыт работы, ориентация на конечный результат и требования Заказчика, учет доступных ресурсов Заказчика, внимание к деталям и совместные консультации с Заказчиком.

Первым и основополагающим шагом в процессе диагностики лечебно-профилактического учреждения как объекта автоматизации является определение количества автоматизированных рабочих мест, на которых будет работать медицинская информационная система ЭМСИМЕД. Под рабочим местом мы понимаем персональный компьютер (ноутбук, десктоп, терминал), который подключен к локально-вычислительной сети. Также рабочим местом считается диагностическое или лабораторное оборудование, которое может подключаться непосредственно к ЛВС учреждения. В ходе предпродажных консультаций и демонстраций Заказчики обычно получают достаточно точное представление о том, сколько рабочих мест нужно организовать, для каких сотрудников, в каких отделах и для каких задач. В ходе диагностики и консультаций происходит окончательное уточнение количества рабочих мест в соответствии с наличным штатным расписанием, функциональными обязанностями сотрудников, требованиями к результату и процессу работы персонала и всего учреждения в целом, а также с учетом 5-ти летней перспективы развития организации.

Этот этап сопровождается диагностикой организационной структуры медицинского учреждения и штатного расписания, благодаря чему мы предлагаем нашим Заказчикам сразу определить количество рабочих мест с учетом автоматизации всей организации, всех подразделений и всех сотрудников, которые могут использовать медицинскую информационную систему в своей повседневной деятельности. При этом мы преследуем следующие цели:

• Определение общего бюджета автоматизации лечебно-профилактического учреждения;
• Разделение полной автоматизации на этапы в случае, если не хватает финансовых ресурсов или если предусмотрено поэтапное финансирование;
• Вычисление необходимой мощности оборудования для уменьшения затрат на последующую его модернизацию;
• Оптимизация затрат на технические работы. Например, построить структурированную кабельную систему для ЛВС на 100 рабочих мест сразу будет стоить гораздо дешевле, нежели строить ее частями.
• Максимальное использование скидок на поставку товаров, услуг и оплату роялти за счет объемов закупки, даже с учетом распределенных во времени поставок.

Так как медицинская информационная система ЭМСИМЕД представляет из себя конструктор основных модулей и функциональных компонент, на втором этапе диагностики обычно происходит уточнение требований к комплектации МИС уже по известным функциональным обязанностям сотрудников, деятельность которых подлежит автоматизации. На этом этапе мы оптимизируем стоимость лицензий для наших Заказчиков с учетом реальных потребностей, процессов и задач.

На третьем этапе диагностики мы выясняем особенности документооборота организации, составляем требования к формированию отчетных и статистических данных. Этот этап особенно важен для крупных медицинских учреждений, которые используют дополнительные формы документов и отчетов, не стандартизированных МОЗ Украины. Создание документооборота, особенно при наличии нестандартных форм и отчетов, является одним из самых сложных, длительных и дорогостоящих этапов внедрения любой информационной системы. В ходе этого этапа диагностики наши специалисты проводят совместные консультации с Заказчиком, результатом которых является оптимизированный перечень необходимых документальных форм, подлежащих изготовлению в МИС.

Следующий этап диагностики направлен на изучение медицинского и лабораторного оборудования, которое необходимо подключить к медицинской информационной системе. Наши специалисты проводят предварительную техническую экспертизу с целью выяснить, можно ли данное оборудование подключить к системе с автоматическим режимом работы, готово ли оборудование к такому подключению, каковы затраты на подключение оборудования. В ходе этого этапа мы оптимизируем для наших Заказчиков стоимость лицензирования оборудования и стоимость работ по его подключению. В отличии от других поставщиков, мы оцениваем стоимость таких работ по реальным временным затратам и сложности и не используем завышенную фиксированную ставку, которая обычно значительно выше реальной стоимости работ. На практике, из-за массы технических нюансов и отсутствия стандартов, окончательная возможность подключения оборудования выясняется только в процессе его подключения, поэтому, в случае невозможности подключения, мы возвращаем Заказчика деньги за лицензии и частично за работы. Точность предварительной диагностики оборудования на предмет подключения к МИС составляет приблизительно 85-95%, а в случае оборудования с протоколом DICOM3 практически 100%. Кроме определения стоимости работ, целью предварительной диагностики также является составление перечня предварительных работ, которое нужно провести с оборудованием перед подключением к МИС. Обычно эти работы выполняют специалисты производителя оборудования и на это уходит определенное время.

Пятый этап диагностики проводится по необходимости, при наличии у Заказчика компьютерного парка и сетевой инфраструктуры. В ходе этих работ проводится инвентаризация наличного компьютерного и сетевого оборудования и СКС, инспекция на предмет соответствия минимальным техническим требованиям для стабильного и комфортного функционирования медицинской информационной системы. В обязательном порядке производится проверка наличной техники и возможности подключения к ЛВС на запланированных к автоматизации рабочих местах персонала. Целью этого этапа является оптимизация затрат на модернизацию и расширение компьютерного парка и сетевой инфраструктуры Заказчика.
В течении диагностики и консультаций мы проводим также организационные мероприятия, которые предшествуют процессу внедрения медицинской информационной системы. К числу организационных мероприятий относятся:

• Создание рабочей группы со стороны Заказчика. В рабочую группу включаются административные сотрудники, ключевые пользователи информационной системы (обычно заведующие отделениями и отделами), тестовая группа.
• Создание совместной приемной комиссии;
• Распределение задач, полномочий, зон ответственности для сотрудников рабочих групп Заказчика и исполнителя;
• Определение процедур предупреждения и выхода из ситуаций, которые могут замедлить или остановить процесс внедрения;
• Согласование организационного документооборота в ходе реализации проекта автоматизации ЛПУ.
• Планирование и распределение подготовительных и эксплуатационных работ по участникам проекта внедрения.

Основной целью организационных мероприятий является уменьшение косвенных затрат (рабочее время и нервы персонала и администрации Заказчика). Крайне важно выделить со стороны Заказчика административного сотрудника (менеджера проекта внедрения), который бы имел время и полномочия осуществлять оперативное руководство процессами внедрения.

Кто и как производит диагностику лечебно-профилактического учреждения как объекта автоматизации?

Этот этап проводится совместно с Заказчиком. Мы предоставляем методики, рекомендации, сводные таблицы, анкеты, консультации – все, что Вам будет необходимо в процессе сбора информации. Мы подскажем, какому сотруднику по должностным обязанностям будет проще решить ту или иную задачу; разъясним, почему и для чего нужно проделать ту или иную работу; предоставим алгоритм работы. Мы порекомендуем способ организации процесса диагностики в организации с учетом особенности организации и занятости персонала. В случае необходимости и по желанию Заказчика, мы привлекаем к работам проверенные компании, которые специализируются в конкретной области (поставщики, проектные организации, системные интеграторы и т.д.)

Мы предлагаем Вам воспользоваться нашим уникальным мастером расчета стоимости. С помощью мастера можно распределить различные диагностические блоки по сотрудникам Вашего учреждения и в удобной форме, в привязке к конкретным подразделениям учреждения, собрать всю необходимую информация для оценки стоимости проекта. Результат работы мастера – коммерческое предложение с полным перечнем всего, что необходимо купить и сделать.
Подробно о том, как использовать все возможности мастера Вы можете прочитать здесь.

Более конкретно о методиках, требованиях и результатах процесса диагностики вы узнаете из статей, посвященных конкретным этапам внедрения.