Этап «Документооборот»

Автоматизация документооборота в современном медицинском учреждении – самый объемный и длительный этап во всем процессе внедрения любой медицинской информационной системы.

Благодаря модульной системе МИС «ЭМСИМЕД» и гибким возможностям индивидуальных настроек нашей системы процесс запуска электронного документооборота в ЛПУ не представляет особых сложностей. И все же, данный этап требует аккуратности и внимания в первую очередь со стороны Заказчика, особенно на этапе диагностики ЛПУ как объекта автоматизации.

Под документооборотом мы понимаем:

• Заполнение, ведение, хранение электронных медицинских карт, первичной медицинской, управленческой и финансовой документации в электронном виде в базах данных МИС «ЭМСИМЕД»;
• Генерацию статистических, аналитических и управленческих отчетов на основании первичной документации;
• Ограничение прав доступа к документам и создание документальных профилей для врачей и медперсонала различных специальностей;
• Поддержание структуры дополнительных данных как источник информации для дополнительных нестандартных потребностей Заказчика.

Как видно из определения, документооборот медучреждения характеризуется массой параметров. Все эти параметры определяются в ходе диагностического этапа внедрения, а также в ходе совместных консультаций непосредственно во время выполнения работ по настройке.

На этапе диагностики мы просим наших Заказчиков предоставить полный список медицинских документальных форм, которые используются в медучреждении. Лучше всего эту работу поручить сотрудникам организационно-методического отдела, заведующим отделениями и профильным врачам специализированных кабинетов, так как эти сотрудники ближе всего к реальному перечню первичной документации в соответствии с их функциональными обязанностями.

С точки зрения общей стандартизации первичной медицинской документации возможны три варианта:
1. Учреждение предоставляет нам перечень медицинских документальных форм, которые используются в учреждении точно в том виде, в котором эти формы регламентировал МОЗ Украины. При этом достаточно указать номер формы. Наиболее часто используемые формы МОЗ уже есть в комплекте МИС «ЭМСИМЕД», однако узкоспециализированные формы по конкретным медицинским специальностям и протоколам подлежат отдельному изготовлению под конкретного Заказчика.

2. Учреждение использует модифицированные формы МОЗ. Модифицированные в данном случае означает, что документ по минимальному набору информационных полей соответствует требованиям МОЗ, но порядок полей может быть изменен, а также могут быть добавлены дополнительные информационные поля. Обычно такие модификации делаются для удобства врача и для большей информативности документа, что немаловажно для повседневной клинической и научной работы. В этом случае мы просим наших Заказчиков указать исходный номер формы и предоставить образец окончательного документа в любом возможном виде: электронный или печатный документ, сканкопия. Модификация документа занимает некоторое небольшое время и обычно выполняется за небольшую плату.

3. Учреждение использует уникальный документ, не имеющий приближенных аналогов в стандартных формах МОЗ. Такая ситуация чаще всего встречается в коммерческих клиниках, где продаются особые виды медуслуг, например ЭКО, и где есть необходимость предоставлять развернутую информацию для пациента. Также такая ситуация достаточно типична для крупных академических клиник, где помимо врачебной работы проводится еще и клиническая научная работа. В этом случае Заказчики также передают нам полную версию документа в любом виде, а также сопровождают документ краткой инструкцией к заполнению и формату информационных полей. Создание таких документов занимает от 4 до 30 часов работы специалиста и оплачивается отдельно.

Также во время сбора информации о использующихся документах, мы просим предоставить информацию о том, какие врачи какими документами пользуются в соответствии с их врачебным профилем, функциональными обязанностями, квалификацией и так далее. Это необходимо для того, что бы составить профили документов для врачей и назначить права доступа врачей к документам. Такую задачу лучше контролировать главному врачу, заведующим отделениями.

Также в ходе диагностики наши специалисты совместно с Заказчиком оптимизируют перечень дополнительной медицинской документации. Речь идет о журналах, дневниках, дайджестах и так далее. На этом шаге учитываются нюансы, связанные с обязательным ручным ведением документов и возможностью формировать статистику минуя промежуточные журналы, которые были обязательны для бумажного документооборота и не обязательны в электронной версии документооборота.

Следующий шаг – составление перечня особенностей при генерации медицинских статистических отчетов, которые используются в лечебно-профилактическом учреждении. Формы статистических отчетов утверждены МОЗ и не подлежат изменению, но вот сбор данных, на основе которых формируются отчеты, имеет некоторые особенности, которые необходимо учесть и оптимизировать в электронном документообороте. Эту задачу, также как и оптимизацию перечня дополнительной меддокументации, лучше контролировать сотрудникам организационно-методического отдела и отдела медицинской статистики Заказчика.

Медицинская информационная система «ЭМСИМЕД» имеет достаточно большой перечень отчетов в комплекте. Этот перечень подойдет большинству медицинских учреждений. Однако для коммерческих и научных учреждений характерны свои специфические отчеты: финансовые, маркетинговые, научные, статистические, управленческие, врачебные и так далее. Если такие нестандартные отчеты есть, то лучше всего их заявить в процессе диагностики документооборота. Лучше всего предоставить эти отчеты в готовом виде, например в виде уже используемого образца. Если отчет ранее не использовался, то необходимо составить техническое задание, в котором описать какие данные используются для генерации отчета, как данные обрабатываются и в каком виде должны быть представлены в окончательной форме отчета. Надо заметить, что иногда генерация дополнительных отчетов требует накопления специфических данных, а для накопления этих данных нужно создавать новые или модифицировать текущие электронные документы. Все это отражается на стоимости работ и времени их исполнения.

Процесс создания электронного документооборота начинается сразу после подписания договоров поставки и внедрения и сбора первичной диагностической информации. Львиную долю работ по созданию документальных и отчетных форм наши специалисты выполняют в нашем офисе на специально предназначенных для этого технологических площадках (специально выделенное серверное пространство под тестовые и технологические работы с рабочей версией МИС «ЭМСИМЕД» для каждого конкретного Заказчика). Благодаря таким площадкам мы можем значительно ускорить внедрение МИС: пока Заказчик занят покупкой и настройкой технического обеспечения на объекте автоматизации у себя в ЛПУ, мы уже работаем с рабочей версией системы, которую затем переносим на сервера Заказчика.

Работа по созданию и адаптации документооборота постоянно сопровождается взаимными консультациям с Заказчиком, ведь в процессе работы приходится довольно часто уточнять ньюансы заполнения того или иного документа, оптимизировать экранную форму для удобства работы врача. Для того, что бы работа не останавливалась, мы рекомендуем нашим Заказчикам специально выделять время своих специалистов на проведение таких консультаций. Наиболее оптимальный способ – 1-2 часа времени в живой встрече, когда наш специалист приезжает со списком конкретных вопросов.

После создания электронных документов и установки рабочей версии системы на серверах Заказчика, начинается этап тестирования документальных форм и отчетов. Врачи разных специальностей начинают заполнять различные документы, выявлять ошибки и неудобства в работе. Статистический отдел начинает формировать пробные статистические отчеты. Если возникают ошибки или недочеты, наши специалисты их устраняют. Важно заметить, что работы по устранению ошибок и недочетов ведутся в рамках требований, выявленных в ходе диагностики. Новые требования, которые появились в ходе тестирования, рассматриваются как новая задача и подлежат отдельной денежной и временной оценке. Поэтому мы рекомендуем нашим Заказчикам как можно более точно описать все требования к документообороту на этапе диагностики.

Таким образом, общая последовательность работ на этом этапе выглядит следующим образом:

• Диагностика – сбор образцов, требований к документообороту и отчетности. Выполняется Заказчиком по методикам Исполнителя;
• Диагностика – сбор информации о правах доступа к документам и организации документальных профилей для врачей. Выполняется Заказчиком по методикам Исполнителя;
• Создание, модернизация, адаптация электронных документальных форм и отчетов на технологической площадке Исполнителя. Сопровождается совместными консультациями;
• Перенос документооборота на рабочий сервер Заказчика. Выполняется Исполнителем;
• Тестирование электронных документов, формирование отчетов об ошибках и неудобствах. Выполняется пользователями системы со стороны Заказчика;
• Исправление недостатков – выполняется Исполнителем.

Как видно, этот этап начинается одновременно с общим началом внедрения и заканчивается практически во время сдачи системы в промышленную эксплуатацию, поэтому и для Заказчика и для нашей компании важно уделить этому этапу максимум внимания.